Tu equipo ya usa ChatGPT, cada quien a su manera. Así pasas de ese uso suelto a un primer flujo con IA que ahorra horas y que puedes medir.
¿Cuántas empresas en Colombia ya usan IA?
Según Cintel, cerca del 40 % de las empresas colombianas ya usa alguna herramienta de IA. Pero usar no es lo mismo que aprovechar: solo alrededor de una de cada diez la tiene metida en procesos del negocio, y otro 40 % dice que no tiene planes de adoptarla.
En la práctica, eso se ve así: el gerente usa ChatGPT para redactar correos, alguien en ventas lo usa para cotizaciones y nadie sabe qué datos de clientes se están pegando ahí. Hay uso, pero no hay método.
¿Qué proceso conviene automatizar primero?
El primer proyecto no debería ser el más ambicioso, sino el más aburrido. Busca una tarea que cumpla tres condiciones:
- Se repite todas las semanas, idealmente todos los días.
- Sigue reglas claras que alguien podría escribir en una hoja.
- Se puede medir: horas invertidas, errores, tiempo de respuesta.
Ejemplos típicos en una pyme: responder las mismas preguntas por WhatsApp, pasar datos de facturas o PDFs a una hoja de cálculo, redactar contratos a partir de una plantilla o resumir reuniones y dejar las tareas asignadas.
¿Cómo saber si la IA sí está ahorrando tiempo?
Mide antes de empezar. Durante una semana, anota cuánto tarda la tarea y cuántos errores o reprocesos genera. Con ese número de base, cualquier mejora se puede comprobar en vez de suponerla.
En 77Rentals lo hicimos así con los contratos de arrendamiento: medimos cuánto tomaba armar cada uno a mano y lo comparamos con el flujo nuevo, que genera el documento y lo envía a firma electrónica. La diferencia se ve en la agenda, no en una presentación.
¿Qué dice la ley sobre usar IA con datos de clientes?
En Colombia, los datos personales se rigen por la Ley 1581 de 2012. Además, la Superintendencia de Industria y Comercio publicó la Circular Externa 002 de 2024 con lineamientos para tratar datos personales en sistemas de inteligencia artificial.
Traducido a la operación: define qué información puede entrar a una herramienta de IA y cuál no, usa cuentas empresariales en vez de cuentas personales y deja por escrito para qué usas los datos. No es burocracia; es lo que te protege si un cliente pregunta.
¿Hay que contratar un desarrollador?
No siempre. Muchos flujos se arman con las herramientas que ya pagas, como Google Workspace o Microsoft 365, más un asistente de IA bien configurado. Cuando sí hace falta código, herramientas como Claude Code o Cursor permiten que un equipo pequeño construya en semanas lo que antes tomaba meses.
Lo que sí necesitas es a alguien que entienda el proceso y la tecnología al mismo tiempo. Esa es la parte que suele faltar.
Un plan de 30 días para empezar
- Semana 1: lista las tareas repetitivas y mide las tres que más tiempo consumen.
- Semana 2: escoge una, escribe el proceso y define qué datos puede tocar la IA.
- Semana 3: arma un piloto con dos o tres personas del equipo.
- Semana 4: compara contra la medición inicial y decide si se escala o se ajusta.